Mit Mitarbeitenden über ihr Stressempfinden sprechen

Hast du als Führungskraft bemerkt, dass in deinem Team zunehmend Stress und Unzufriedenheit herrschen und fragst dich nun, wie du als verantwortungsbewusste:r Vorgesetzte:r diesen Herausforderungen begegnen kannst? Möchtest du wissen, wie du auf einfühlsame Weise ein Gespräch mit gestressten Mitarbeitenden führen kannst, um gemeinsam Lösungen zu finden und das Wohlbefinden im Team zu steigern? In diesem Beitrag erfährst du, wie du als Führungskraft auf überforderte oder gestresste Teammitglieder reagieren und mithilfe der richtigen Kommunikationsweise ein erfolgreiches Gespräch führen kannst.

Hinweis: Wenn du dich zunächst darüber informieren möchtest, wie du eine stressfreiere Arbeitsumgebung schaffen und deine Teams so vor übermäßigem Stress schützen kannst, dann wirf gerne einen Blick in den zugehörigen Beitrag.

Gesprächsvorbereitung

Als Führungskraft ist es von großer Bedeutung, zu jeder Zeit aufmerksam zu sein und angemessen zu reagieren, wenn vermehrter Stress und Unzufriedenheit in deinem Team auftreten. Denn solche Situationen können sich negativ auf die Arbeitsatmosphäre, die Produktivität und das Wohlbefinden deiner Teammitglieder auswirken.

Beispielszenario: Angenommen, ein Teammitglied namens Noah hat den Mut aufgebracht, mit dir als Führungskraft über die eigene Überforderung und den damit verbundenen Stress anzusprechen. Du hörst aufmerksam zu, zeigst aufrichtiges Verständnis für Noahs Anliegen und betonst, dass ihr gemeinsam nach Lösungen suchen werdet. Durch deine Bereitschaft zur Unterstützung und zur aktiven Zusammenarbeit hat Noah das Gefühl, nicht alleine mit den Sorgen zu stehen und ernst genommen zu werden. Dies wiederum trägt maßgeblich dazu bei, den Stress von Noah zu mindern und schafft ein Gefühl der Sicherheit und des Vertrauens in die Teamführung.

Mit den folgenden Schritten kannst du dich optimal auf das bevorstehende Gespräch vorbereiten und sicherstellen, dass du angemessen auf die Situation in deinem Team reagieren sowie anschließend ein effektives Gespräch mit der betroffenen Person führen kannst.

Zeit & Ort vereinbaren: Um auf das Anliegen deines gestressten Teammitglieds einzugehen, kannst du im ersten Schritt einen zeitnahen Gesprächstermin vereinbaren und einen ungestörten Ort für euer Treffen auswählen.
Situation einordnen: Nimm dir Zeit, die aktuelle Situation im Team zu reflektieren und mögliche Ursachen für Stress und Unzufriedenheit zu identifizieren.
Den eigenen Grenzen & Bedürfnissen bewusst werden: Als Führungskraft ist es entscheidend, dir deiner eigenen Grenzen und Bedürfnisse bewusst zu sein, um empathisch auf die Anliegen der Mitarbeitenden eingehen zu können. Es ist wichtig, sich selbst zu reflektieren und zu erkennen, welche Maßnahmen und Veränderungen für dich als Führungskraft akzeptabel und realisierbar sind, um eine bessere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Hinweis: Bei Bedarf oder Interesse findest du weitere Informationen zum Thema Grenzen setzen bzw. kommunizieren in den weiterführenden Beiträgen dieser Mediathek.

Gesprächsziele formulieren: Definiere klare Ziele für das Gespräch, wie die Herausforderungen des Teammitglieds zu verstehen und gemeinsame Lösungsansätze zu entwickeln.
Gesprächsleitfaden erstellen: Überlege dir für jeden unten stehenden Aspekt, was du ansprechen möchtest und wie du dich optimal ausdrückst, um deine Gesprächsziele zu erreichen. Sammle, wenn nötig, bereits vorab alle relevanten Informationen zusammen.

Gesprächsleitfaden

Nachfolgend findest du einen vorgefertigten Gesprächsleitfaden, den du im Voraus individuell an das Gespräch mit der betroffenen Person anpassen kannst. In diesem Gespräch könnt ihr eure Wünsche, Befürchtungen, Ängste, Grenzen und Vereinbarungen besprechen.

Begrüßung & Zielklärung: Beginne das Gespräch mit einer herzlichen Begrüßung und erläutere die Absicht des Treffens, um eine offene Atmosphäre zu schaffen.
Befinden erfragen: Frage die Person, wie es ihr geht und auch, inwiefern sie unter den aktuellen Umständen arbeitsfähig ist. Lasse deinem Gegenüber Zeit, sich dir ehrlich zu öffnen.
Über Unterstützung informieren: Vermittle der Person bei Bedarf vorhandene interne sowie externe Beratungs- und Hilfsangebote, wie z. B. die betriebsärztliche Anlaufstelle, EAP-Hotlines oder Sportkurse. Besprich aber auch mögliche Änderungen in Arbeitsabläufen mit ihr und informiere sie über die direkte Unterstützung durch dich bzw. das Team.
Individuelle Maßnahmen besprechen: Tauscht euch gemeinsam darüber aus, was die gestresste Person unter Umständen selbst tun kann, um das eigene Wohlbefinden zu verbessern bzw. aufrechtzuerhalten. Betone die gemeinsame Verantwortung, Lösungen zu finden, und ermutige das Teammitglied, aktiv an der Stressbewältigung mitzuwirken.
Schriftliche Vereinbarungen treffen: Halte das Gespräch und die dort beschlossenen Maßnahmen schriftlich fest, damit sie auch in Zukunft nachvollziehbar und nachverfolgbar bleiben. So kannst du (bei Bedarf) im Nachgang an dieses Gespräch noch einmal darauf zurückkommen.
Gesprächsabschluss finden: Danke der Person zum Schluss für ihre Zeit, Ehrlichkeit und das konstruktive Gespräch. Vereinbart – falls notwendig – einen Folgetermin, um die Umsetzung der beschlossenen und schriftlich dokumentierten Maßnahmen zu überprüfen.

4 Tipps für einen erfolgreichen Dialog

Nachdem du nun die wichtigen Inhalte identifiziert und deinen Gesprächsleitfaden erstellt hast, stehen dir nachfolgend vier bedeutsame Empfehlungen zur Gesprächsführung bereit. Diese werden dir helfen, effektive Gespräche mit deinen Mitarbeitenden zu führen und sie bestmöglich zu unterstützen.

Ernst nehmen & respektieren: Ein zentraler Schritt in der Stressbewältigung ist sicherzustellen, dass du die Anliegen und Sorgen deiner Mitarbeitenden ernst nimmst. Gib ihnen die Möglichkeit, ihre Gedanken und Gefühle auszudrücken, ohne sie zu bagatellisieren oder abzuwerten. Zeige Anerkennung für ihre Offenheit und Ehrlichkeit, indem du ihnen signalisierst, dass ihre Stimmen gehört werden.
Wertschätzung & Klarheit fördern: Es ist immer hilfreich, wenn du als Führungskraft in der Kommunikation den Schwerpunkt auf Wertschätzung legst. Dies bedeutet, dass du aktiv die individuellen Stärken und Fähigkeiten deiner Mitarbeitenden hervorheben kannst und auch solltest. Bei der Verteilung von Aufgaben oder in Teambesprechungen ist es wichtig, transparent zu erläutern, warum bestimmte Aufgaben bestimmten Teammitgliedern übertragen werden. Diese klare Kommunikation schafft ein Gefühl der Anerkennung und fördert das Selbstwertgefühl sowie die Selbstwirksamkeit der Mitarbeitenden.
Die Macht der Worte nutzen: Deine Wortwahl spielt während des Gesprächs und darüber hinaus eine entscheidende Rolle. Achte darauf, Wörter wie „müssen” durch Worte wie „wollen” oder „dürfen” zu ersetzen. Vermeide dagegen negative Worte wie „nicht”, „immer” und „nie”. Eine positive und ermutigende Sprache trägt maßgeblich dazu bei, den Stresspegel zu reduzieren und ein kollaboratives Arbeitsumfeld zu fördern.
Offenheit & Beteiligung fördern: In einem Gespräch mit deinem Teammitglied ist es äußerst hilfreich, einen Raum zu schaffen, der Platz für Rückfragen und die aktive Beteiligung bietet. Dies gelingt, indem du gezielte Fragen stellst und die Mitarbeitenden aktiv in Entscheidungsprozesse einbeziehst. Auf diese Weise können sie ein Gefühl der Mitgestaltung und Mitwirkung erleben. Das wiederum stärkt ihr Selbstvertrauen und mindert gleichzeitig den Stress, der oft mit dem Gefühl der Ohnmacht einhergeht.

Beispielszenario: Angenommen, du (als Führungskraft) bemerkst, dass dein Teammitglied Noah aufgrund der Arbeitsbelastung gestresst ist. In dieser Situation ist es wichtig, nicht nur Noahs Stärken und Fähigkeiten anzuerkennen, sondern auch auf die zugrunde liegenden Herausforderungen einzugehen. Du erklärst transparent, warum bestimmte Aufgaben Noah übertragen wurden, und betonst, dass du die Leistungen aufrichtig schätzt. Zusätzlich sprichst du mit Noah über mögliche Maßnahmen zur Entlastung, wie eine Arbeitsumverteilung oder die Übertragung bestimmter Aufgaben an andere Teammitglieder, um die Noahs Stressbelastung langfristig zu verringern und das Wohlbefinden zu fördern. Durch diese bewusste Kommunikation ermöglichst du nicht nur, dass Noahs Selbstwertgefühl gestärkt wird, sondern legst auch den Grundstein für eine offene Gesprächskultur im Team. Während des Gesprächs informierst du Noah auch über die vorhandenen Unterstützungsmöglichkeiten, sowohl intern als auch extern. Diese Optionen sollen Noah helfen, zusätzliche Ressourcen zur Bewältigung der aktuellen Situation zu nutzen. Langfristig ist das Ziel, Noahs Wohlbefinden zu verbessern und eine gesunde Arbeitsumgebung für das gesamte Team zu fördern.

Gesprächsnachbereitung

In jedem Fall ist es wichtig, die getroffenen Vereinbarungen in Erinnerung zu behalten und zu prüfen, ob diese umgesetzt werden. Mache der Person außerdem stets deutlich, dass dir ihre Gesundheit bzw. ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz wichtig ist und sie sich stets mit Sorgen oder Fragen an dich wenden kann. Reflektiere – bei Bedarf – das Gespräch und identifiziere mögliche Verbesserungspotenziale für zukünftige Gespräche.

In diesem Beitrag hast du erfahren, dass Kommunikation ein sehr wirksames Werkzeug ist, um das Stressempfinden deiner Mitarbeitenden zu reduzieren. Als engagierte Führungskraft kannst du durch wertschätzende und klare Kommunikation, die die individuellen Bedürfnisse und Grenzen deiner Teammitglieder berücksichtigt, einen positiven Einfluss auf das Arbeitsklima und die Zufriedenheit deines Teams ausüben. Wenn du diese Empfehlungen in deinen täglichen Führungsalltag integrierst, wirst du dazu beitragen, dass deine Mitarbeitenden weniger Stress verspüren und gleichzeitig ihre Produktivität steigern können. Die Investition in eine offene und respektvolle Kommunikation zahlt sich langfristig aus und trägt maßgeblich zum gesteigerten Wohlbefinden am Arbeitsplatz bei. Auf erfolgreiche Gespräche und eine harmonische Zusammenarbeit!