Mit äußeren Stressoren umgehen: Zeit- & Selbstmanagement

Wie oft fühlst du dich von der Vielzahl an Aufgaben und Verpflichtungen in deinem Alltag überfordert? Hast du wirklich keine Zeit oder liegt es an einer ineffektiven Nutzung deiner vorhandenen Ressourcen? Die äußeren Stressoren, gekoppelt mit einer Flut an To-dos und Verpflichtungen, können sehr überwältigend sein. In diesem Beitrag erfährst du daher, wie du durch effektives Zeit- und Selbstmanagement den Teufelskreis der äußeren Stressoren durchbrechen und diese gezielt angehen kannst. Durch die Anwendung der folgenden 5 Methoden schaffst du es, deine persönliche Stresskompetenz zu stärken.

Hinweis: Dieser Beitrag gehört thematisch zur ersten Säule des Stressmanagements und bezieht sich daher auf die Instrumentelle Stresskompetenz. Während du bereits in vorangegangenen Selbsttest deine persönlichen Stressoren identifiziert hast, konzentriert sich dieser Beitrag hingegen auf die erfolgreiche Bewältigung von Stressoren. Dabei stehen 3 Strategien im Fokus: effektives Zeit- und Selbstmanagement, Problemlösekompetenz und die sozialkommunikative Kompetenz.

Zeit- & Selbstmanagement: Ein neuer Blickwinkel

Nimm dir einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken: Kannst du tatsächlich die Zeit selbst managen? Egal, ob wir uns darauf konzentrieren oder nicht, die Uhr tickt immer gleichmäßig weiter. Jede:r von uns hat täglich 24 Stunden zur Verfügung, nicht mehr und nicht weniger. Ist also Zeitmanagement wirklich der passende Begriff? Denn eigentlich geht es doch viel mehr darum, unsere eigene Arbeitsweise – und somit uns selbst – zu managen. Das beinhaltet unter anderem, …

realistisch zu denken und sich realistische (!) Grenzen zu setzen.
Aufgaben zu delegieren, um den Arbeitsdruck zu reduzieren.
Aufgaben zu priorisieren, um die wichtigsten Dinge zuerst zu erledigen.
sich bewusst auf eine Aufgabe zu fokussieren und dabei sämtliche Ablenkungen wie Handy oder E-Mails auszublenden.
im Voraus zu planen, sei es die Einteilung von Pausen, die Festlegung von Zeitfenstern für bestimmte Aufgaben oder die Identifizierung bzw. Beseitigung potenzieller Störfaktoren.
Routinen zu entwickeln und ihnen konsequent zu folgen.

Da der Begriff Zeitmanagement in unserer Gesellschaft fest etabliert ist, wird er im weiteren Verlauf dieses Beitrags ausschließlich in Kombination mit Selbstmanagement verwendet.

5 Methoden des Zeit- & Selbstmanagements

Die ALPEN-Methode

Diese Methode eignet sich hervorragend, um einen umfassenden Überblick über all deine Aufgaben zu erhalten und entsprechend einen Tagesplan zu erstellen. Wirf gerne einen Blick in den zugehörigen Beitrag, wenn du mehr darüber erfahren möchtest.

Die Eisenhower-Matrix

Durch die Anwendung des Eisenhower-Prinzips gewinnst du Klarheit bei der Priorisierung von Aufgaben und kannst effektiv entscheiden, welche Schritte unmittelbar umgesetzt werden müssen, welche geplant werden sollten, welche delegiert werden können und welche du ganz aus deiner Liste streichen solltest. Die Aufgaben werden also nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert – wenn du die Methode ausprobieren möchtest, dann mache gern die Übung im separaten Beitrag.

Die 40-30-20-10-Regel

Hast du deine Aufgaben nun nach der Eisenhower-Matrix sortiert und stellst fest, dass es mehrere Aufgaben gibt, die wichtig und dringend sind? Dann gilt es, nochmal zu priorisieren. Hier kommt die 40-30-20-10-Regel ins Spiel, die dir Anhaltspunkte für den Zeitaufwand unterschiedlich wichtiger Aufgaben gibt. Gemäß dieser Regel kannst du …

40 Prozent deiner Arbeitszeit für die am wichtigsten und höchsten priorisierten Aufgaben reservieren,
die verbleibenden 30 bzw. 20 Prozent der Arbeitszeit dann für Aufgaben mittlerer sowie niedrigerer Priorität verwenden sowie
die restlichen 10 Prozent der Arbeitszeit flexibel für spontane Zusatzaufgaben nutzen.

Behalte im Hinterkopf, dass diese Prozentangaben zu jeder Zeit flexibel sind und ausschließlich das Grundprinzip verdeutlichen sollen. Je nach Art der Aufgaben und individuellen Anforderungen kannst du die Regel beispielsweise nach dem Schema 60-20-10-10 anpassen, wenn das vorteilhafter für dich ist.

Die Salami-Taktik

Ein chinesisches Sprichwort sagt: „Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt.“ – und genau hier setzt die sog. Salami-Taktik an. Diese Strategie hilft dir, große Ziele durch kleine Schritte bzw. Etappen zu erreichen. Der Begriff ist eine Metapher, die sich auf das Essen einer Salami bezieht, denn niemand würde auf die Idee kommen, die Wurst auf einmal zu verspeisen. Stattdessen wird sie Scheibe für Scheibe genossen. Diese Herangehensweise bedeutet jedoch nicht nur, große Ziele oder Aufgaben in kleinere Einheiten aufzuteilen – sie hilft dir auch dabei, um dir entsprechend Zeit dafür einzuplanen und zusätzlich einen Timer zu stellen. So behältst du den Überblick und bleibst fokussiert.

Beispiel: Wenn du aufräumen oder ausmisten möchtest, nimm dir zunächst eine Schublade vor und stelle dir dafür deinen Wecker auf 10 Minuten, statt direkt deinen gesamten Schrank oder dein ganzes Zimmer zu ordnen. Denn häufig wissen wir dann nicht, wo wir anfangen sollen, machen mehrere „Baustellen“ gleichzeitig auf und verlieren uns in der Zeit.

Diese Methode lässt sich auch gut mit der Pomodoro-Technik verbinden, bei der du deine Arbeit in Intervalle von beispielsweise 25 Minuten gefolgt von einer 5-minütigen Pause unterteilst. Das Arbeiten in diesen 25-5-Intervallen wird Pomodoro (im Plural Pomodori) genannt. Wenn du mehr über diese Technik erfahren möchtest, dann schau gerne in den zugehörigen Beitrag.

Die Goldene Stunde

Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, deine Produktivität zu steigern und deine Konzentration zu verbessern, dann bietet sich die sogenannte Goldene Stunde (auch Stille Stunde genannt) als ideale Lösung an. Bei dieser Methode nimmst du dir täglich bewusst eine Stunde Zeit, in der du sämtliche Ablenkungen ausschaltest und dich ganz auf deine Aufgaben konzentrierst. Um deine wichtigsten Aufgaben effektiv zu erledigen, ist es entscheidend, dass du dir eine ruhige und ungestörte Arbeitsumgebung schaffst. Indem du dir beispielsweise feste Zeiten zum Lesen und Beantworten von E-Mails festlegst, kannst du verhindern, ständig erreichbar sein zu müssen und schaffst es, den Tag über fokussiert zu bleiben. Außerdem kannst du so auch über die Goldene Stunde hinaus weitere Störfaktoren wie dein Handy oder andere Kommunikationskanäle minimieren. Die Goldene Stunde bietet dir somit eine Struktur, um produktiver zu arbeiten und gleichzeitig den Stress durch ständige Erreichbarkeit zu reduzieren.

Tipp: Wenn du Bedenken bezüglich deiner Erreichbarkeit hast, kannst du auch eine spezifische Zeit am Nachmittag festlegen, um alle Rückrufe und dringenden Nachrichten zu erledigen. So schaffst du dir einen Rahmen, der dir erlaubt, deine Zeit effizient zu nutzen und gleichzeitig die nötige Flexibilität zu bewahren.

In diesem Beitrag hast du verschiedene Methoden des Zeit- und Selbstmanagements kennengelernt, um deine persönliche instrumentelle Stresskompetenz zu stärken und den Teufelskreis deiner äußeren Stressoren zu durchbrechen. Behalte dabei im Hinterkopf, dass jeder Mensch individuell ist und nicht jede Methode für alle gleichermaßen geeignet ist. Probiere daher verschiedene Ansätze aus und finde heraus, welche für dich am besten funktionieren. Nimm dir ausreichend Zeit, die Methoden kennenzulernen und sie an deine Bedürfnisse anzupassen. So kannst du deine Arbeitsweise optimieren und mehr Ruhe sowie Zufriedenheit in deinen Alltag bringen. Schaue auch gern in die weiterführenden Beiträge, wenn du dich vertiefend über die Entwicklung deiner Problemlöse- bzw. sozialkommunikativen Fähigkeiten informieren und diese weiter ausbauen möchtest.